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Abrechnung nach Ende des Projekts

Wenn Sie Ihr Projekt erfolgreich abgeschlossen haben, folgt die Abrechnung. Gehen Sie bitte wie folgt vor:

Unterlagen sammeln

Sammeln Sie alle Unterlagen (Rechnungen und sonstige Belege) und füllen Sie unsere Formulare aus. Gehen Sie bitte nach der "Checkliste für die Abrechnung" vor, die wir mit der Bewilligung an Sie gesendet haben.

Teilnahmebestätigung am Projekt

  • Bitte beachten Sie, dass alle Projekteilnehmenden (bei Minderjährigen unter 16 Jahren seine/ihre Erziehungsberechtigten) die „Teilnahmebestätigung“ ausfüllt und unterschreibt.
  • Auf Grundlage der ausgefüllten und unterschriebenen „Teilnahmebestätigungen“ erstellen die Projektorganisatoren eine „Sammelliste der Projektteilnehmenden“ unter Angabe des Verwahrungsortes der originalen „Teilnahmebestätigung“. Das Prüfrecht des DPJW beträgt fünf Jahre. Die gesamten Abrechnungsunterlagen müssen über diesen Zeitraum aufbewahrt und dem DPJW bei einer eventuellen Prüfung zur Einsicht vorgelegt werden.
  • Die polnischen und deutschen Betreuer bestätigen die Angaben in der „Sammelliste der Projektteilnehmenden“ durch Ihre Unterschriften und fügen diese Liste den Abrechnungsunterlagen bei.

Rechnungskopien in Anlage

Fügen Sie den Abrechnungsunterlagen Kopien der Rechnungen bei, die wir im Bewilligungsschreiben angefordert haben. Die Originalrechnungen verbleiben bei Ihnen. Kosten für Sachmittel und Personal können wir nicht abrechnen.

Frist für die Abrechnung

Ihre Unterlagen zur Abrechnung reichen Sie bitte innerhalb von zwei Monaten nach Projektende ein - bei der Stelle, die Ihren Antrag bewilligt hat, also direkt im DPJW oder bei der für Sie zuständigen DPJW-Zentralstelle. Beachten Sie: Die Fristen der Zentralstellen können von denen des DPJW abweichen.

Erneute Berechnung der Fördersumme

Wir prüfen Ihre Unterlagen auf Vollständigkeit und Richtigkeit und berechnen darauf aufbauend nochmals die gesamte Fördersumme - entsprechend der tatsächlichen Teilnehmerzahl, Programmdauer und den tatsächlichen Kosten. Beachten Sie: In der Abrechnung können wir nicht mehr Teilnehmer, Programmtage und Betreuer anerkennen, für die Sie sich im Antrag um Zuschüsse bemüht haben.

Restzahlung

Abzüglich des Vorschusses, den wir vor Projektbeginn überwiesen haben, erhalten Sie die restliche Fördersumme. Gegebenenfalls stellen wir eine Rückförderung.

Aufbewahrung der Unterlagen

Wir haben das Recht, das gesamte Projekt zu überprüfen, bis zu fünf Jahre nach dem Ende des Projekts. Bewahren Sie daher bitte alle Dokumente mindestens fünf Jahre auf.

 

 

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PROJEKT-KALENDER

Dokumente zur Abrechnung

Laden Sie alle Formulare herunter, die Sie für die Abrechnung Ihres Projekts benötigen: Teilnehmerliste, Sachbericht und Programm.

 

Die Dokumente können Sie per Hand ausfüllen oder am PC (mit Acrobat Reader Version 9).


Die Formulare zum Einreichen eines Antrags auf Förderung finden Sie unter Antrag ausfüllen.