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  1. Wann reichen wir den Förderantrag beim DPJW ein, wann die Abrechnung?

    Den kompletten Förderantrag senden Sie spätestens drei Monate vor Beginn des Projekts an das DPJW oder eine seiner Zentralstellen (siehe dazu Frage 3). Für eine schnellere Bearbeitung Ihres Antrags empfehlen wir Ihnen, diesen über das Onlineportal OASE einzureichen. Um das OASE-Portal verwenden zu können, müssen sie sich vorher im OASE-System registrieren. Ihre Unterlagen zur Abrechnung reichen Sie bitte innerhalb von zwei Monaten nach Projektende ein.

  2. Wohin senden wir den Antrag und in wie vielen Exemplaren?

    Für eine schnellere Bearbeitung Ihres Antrags empfehlen wir Ihnen, diesen über das Online-Portal OASE einzureichen. Um das OASE-Portal verwenden zu können, müssen Sie sich im OASE System registrieren.

    Entscheiden Sie sich dafür, den Antrag in Papierform einzureichen, ist die Art des Projekts und nicht der Projektort (egal ob Deutschland oder Polen) entscheidend dafür, wo Sie den Antrag stellen müssen und später die Abrechnung einreichen. Organisieren Sie eine Schülerbegegnung, senden Sie den Antrag an das Warschauer Büro des DPJW oder an die entsprechende Zentralstelle des DPJW (siehe auch Frage 3/4). Im Falle eines außerschulischen Austausches (dazu zählt auch Sportaustausch), senden Sie den Antrag bitte an das DPJW-Büro Potsdam bzw. an die entsprechende Zentralstelle (siehe auch Frage 3/4). Um die Bearbeitung Ihres gemeinsamen Antrags zu beschleunigen, sollten sie ihn als Kopie in der entsprechenden Sprachversion parallel an die Zentralstelle schicken, die für Ihren polnischen Partner zuständig ist.

    Einen Teil der Anträge bearbeiten unsere Zentralstellen (z.B. die Euroregionen, Dachverbände, Landezentralstellen). Trifft dies auch auf Sie zu, wenden Sie sich bitte direkt dorthin. Um zu erfahren, welche Zentralstelle für Sie zuständig ist, können Sie unseren Zentralstellenfinder verwenden.

  3. Was ist eine DPJW-Zentralstelle?

    Eine Zentralstelle ist eine Partnerinstitution, der wir einen bestimmten Teil unseres Gesamtbudgets zuweisen, damit sie mit diesen finanziellen Mitteln DPJW-Anträge bearbeitet und bewilligt. Bestimmte Zentralstellen sind z.B. zuständig für Projektpartner (Antragssteller) aus einem bestimmten Bundesland, für katholische Organisationen und Schulen oder für Pfadfinderverbände.

    Sollten Sie Probleme haben, Ihre Organisation einer Zentralstelle zu zuordnen, können Sie unseren Zentralstellenfinder verwenden.

  4. Wann gilt eine Jugendbegegnung als schulisch, wann als außerschulisch?

    Ein Projekt gilt als schulisch, wenn der deutsche Partner eine Schule ist (der polnische Partner muss keine Schule sein) und die Betreuer der Begegnung Lehrer sind und sie die Aufsichtspflicht über die Teilnehmer des Projekts haben. In allen anderen Fällen handelt es sich um außerschulischen Jugendaustausch.

  5. In welcher Sprache füllen wir den Antrag aus?

    Wenn Sie den Antrag bei einer deutschen Zentralstelle des DPJW stellen, sollte der Antrag auf Deutsch eingereicht werden. Wenn Ihr polnischer Partner zu diesem Antrag separat eine Förderung bei seiner zuständigen polnischen Zentralstelle beantragt, muss dieser Teil auf Polnisch eingereicht werden.

  6. Müssen auf der Antragsseite „Bestätigung der Angaben zum Projekt“ Originalunterschriften sein oder reicht eine Kopie per Fax/Scan?

    Für die Registrierung des Antrags im DPJW ist es möglich, die Seite „Bestätigung“  per Fax oder als Scan an uns zu schicken. Das Original (mit Unterschrift und Stempel) müssen Sie dennoch so schnell wie möglich per Post nachreichen.

  7. Wessen Konto geben wir im Antrag an?

    Das genannte Konto muss dem Antragssteller bzw. seiner Trägerorganisation gehören. Schulen können auch das Konto des Elternbeirats/Fördervereins angeben.

  8. Was versteht man unter Festbetrag und wie hoch ist sie?

    Das DPJW gewährt einen Zuschuss entsprechend der Festbeträge und Teilnehmertage (pro Programmtag). Die Höhe des Festbetrags ist u.a. abhängig von der Art der Unterkunft der Teilnehmer. Die genaue Höhe der Beträge ist in den Förderrichtlinien des DPJW angegeben.

    Tabelle mit den DPJW-Festbeträgen

    ACHTUNG: Die Festbeträge in den Richtlinien sind Maximalbeträge. Tatsächlich sind die Zuschüsse niedriger, wobei ihre Höhe von der aktuellen Haushaltslage des DPJW abhängig ist.

  9. Welche Positionen erkennt das DPJW im Rahmen der Programmkosten an?

    Die Programmkosten setzen sich aus den Kosten für Unterbringung, Verpflegung, Transport am Projektort, Eintritt, Arbeitsmaterialien und evtl. anfallenden Honoraren zusammen (Werkvertrag), die mit dem Projekt verbunden sind.

    ACHTUNG: Das DPJW fördert keine Sachmittel.

  10. Was bedeutet "Programmtag"?

    Programmtage sind Tage während des Projekts, die einen Begegnungscharakter haben und an denen gemeinsame inhaltliche Programmpunkte mit den Teilnehmern aus Deutschland, Polen und evtl. einem Drittland stattfinden. Das DPJW gewährt den Zuschuss in Form von Festbeträgen gemäß der Programmtage.

  11. Wie berechnen wir den Zuschuss zu den Reisekosten (auch bei Teilnehmern aus einem dritten Land)?

    Die maximale Höhe des Reisekostenzuschusses können Sie mit Hilfe des Reisekostenrechners auf unserer Website berechnen.

    Sie geben darin die Postleitzahlen und den Abfahrts- und Projektort ein und erhalten den jeweiligen Förderbetrag pro Person, der sich für „hin und zurück" versteht. Die Entfernungsberechnung erfolgt auf Grundlage von Google Maps. Die Fahrtkostenzuschüsse betragen maximal 0,40 PLN pro Kilometer für polnische Gruppen, die nach Deutschland reisen und maximal 0,10 EUR pro Kilometer für deutsche Gruppen, die nach Polen fahren. Berechnet werden die Kilometer auf der Grundlage der angegebenen Route (in eine Richtung).

     

    Die Reisekosten von Teilnehmern aus einem dritten Land können wir ab der Grenze (Grenzübergang zu Polen oder Deutschland) bis zum Programmort bezuschussen. Den Zuschuss überweisen wir dem Gastgeber mit der Bitte, diesen an den Partner weiterzugeben.

     

    ACHTUNG: Die vom Fahrtkostenrechner angegebenen Beträge sind Maximalbeträge. Tatsächlich sind die Zuschüsse niedriger, wobei ihre Höhe von der aktuellen Haushaltslage des DPJW abhängig ist.

    12. Wie kann man einen Reisekostenzuschuss nach Polen beantragen (Schüleraustausch)?

    Im Schüleraustausch fördern wir in Kooperation mit unseren Zentralstellen seit 1.1.2015 auch die Reisekosten deutscher Schulen nach Polen.

    WIE FUNKTIONIERT DIE BEANTRAGUNG?

    Den Antrag können Sie oder die polnische Schule an das DPJW bzw. die zuständige Zentralstelle stellen. Bitte beachten Sie, dass Hin- und Rückbegegnung nicht in einem Antrag beantragt werden können.

    Wenn die polnische Partnerschule seinerseits ihren Antragsteil für die Begegnung in Polen bereits gestellt hat, haben Sie zwei Möglichkeiten, Ihren Reisekostenantrag zu ergänzen: Sie füllen die Seiten 1, 7, 8, 9 im Antragsformular aus oder Sie stellen einen Antrag über das Onlineantragssystem OASE. In diesem Fall jedoch müssen Sie bitte den gesamten Antrag nochmals ausfüllen.

    WIE HOCH WIRD MEIN REISEKOSTENZUSCHUSS SEIN?

    Im Reisekostenantrag müssen Sie den DPJW-Festbetrag angeben. Diesen können Sie für Ihre Reisestrecke hier ermitteln. Bitte beachten Sie: In der Regel können wir nicht den maximalen Betrag des Rechners ausbezahlen, sondern nur einen gewissen Prozentsatz (derzeit ca. 50 %).

    SONDERFÄLLE IN MANCHEN BUNDESLÄNDERN

    In Baden-Württemberg, Bayern, Mecklenburg-Vorpommern, Rheinland-Pfalz, Schleswig-Holstein und Thüringen werden Reisekostenzuschüsse direkt über DPJW-Zentralstellen vergeben. Bitte richten Sie Ihre Anträge an diese bzw. wählen Sie die zutreffende Zentralstelle im Onlineantragssystem OASE aus. Die Kontaktdaten der Zentralstellen finden Sie hier.  Bitte beachten Sie außerdem, dass in Baden-Württemberg und Bayern die Reisekostenzuschüsse nicht aus DPJW-Mitteln, sondern Eigenmitteln des jeweiligen Landes erfolgt. Es gelten hier andere Prozeduren und Formulare. Eine zusätzliche Bezuschussung der Reisekosten aus Mitteln des DPJW ist in Baden-Württemberg und Bayern nicht möglich.

    Zusätzlich zur oben erwähnten DPJW-Förderung stellen jedoch manche Bundesländer ergänzende Reisekostenzuschüsse nach eigenen Verfahrensvorschriften zur Verfügung. Den Ansprechpartner in Ihrem Bundesland können Sie http://www.dpjw.org/fileadmin/user_upload/2015_Ansprechpartner_in_den_Bundeslaendern_fuer_Schulischen_Austausch.pdfhier ermitteln.

    Für den außerschulischen Jugendaustausch hat sich zum neuen Jahr 2015 hinsichtlich der Reisekostenförderung nichts geändert.

     

  12. Was ist der "Kostenfinanzierungsplan"?

    Wenn Sie Ihr Projekt abrechnen, müssen Sie alle damit verbunden Kosten auflisten, am besten tabellarisch. In ähnlicher Weise müssen Sie die unterschiedlichen Finanzierungsquellen für Ihr Projekt auflisten (DPJW, andere Sponsoren, finanzielle Eigenleistung). Sie müssen uns keine Kopien aller Einzelbelege schicken. Wichtig ist, dass die Summe aller Finanzierungsquellen am Ende der Summe der Ausgaben (Kosten) entspricht.

  13. Senden wir mit der Abrechnung Originalrechnungen ein?

    Schicken Sie uns bitte nur die Rechnungen in beglaubigter Kopie oder im Original zu, um die wir in der Bewilligung gebeten haben. Die Originale der Rechnungen sowie die gesamte Dokumentation des Projekts bewahren Sie jedoch fünf Jahre bei sich auf. Wir haben das Recht, Ihr Projekt innerhalb dieser fünf Jahre bei Bedarf zu prüfen.

  14. Wie füllen wir den Bewilligungsbescheid aus?

    Nach Ende des Projekts füllen Sie bitte die rechte Seite des „Prüfbogens - Bewilligungsbescheid" aus. Dort finden Sie Felder, in denen Sie die Zahl der Teilnehmer, die Zahl der Programmtage sowie den bewilligten Förderbetrag pro Person eintragen.

    Wenn Sie die Reisekosten abrechnen, multiplizieren Sie die Zahl der Teilnehmer (inkl. Betreuern) mit der Quote, die wir Ihnen für eine Person bewilligt haben. Unter der Tabelle geben Sie bitte die Gesamtkosten des Projekts/der Reise an.

    ACHTUNG: Bei der Abrechnung können wir keine Personen, Programmtage und Kosten berücksichtigen, die Sie in Ihrem Antrag vor Projektbeginn nicht angegeben haben.

    Unter der Tabelle links bestätigen Sie die Richtigkeit der Angaben der Abrechnung mit ihrer Unterschrift. Die Unterschrift des Austauschverantwortlichen ist ausreichend.

  15. Wie legt das DPJW den endgültigen Zuschuss fest?

    Den endgültigen Zuschuss berechnen wir, nachdem das Projekt durchgeführt wurde und die Richtigkeit und Vollständigkeit Ihrer Abrechnungsunterlagen festgestellt wurde. Berechnet wird dieser entsprechend der tatsächlichen Anzahl der Teilnehmer am Projekt, den durchgeführten Programmtagen und den tatsächlich entstandenen Kosten.

    ACHTUNG: Bei der Abrechnung können wir keine Personen, Programmtage und Kosten berücksichtigen, die Sie in Ihrem Antrag vor Projektbeginn nicht angegeben haben.

  16. Wann überweist das DPJW die Zuschüsse?

    Im Regelfall überweisen wir vier Wochen vor Projektbeginn einen Vorschuss für das Projekt in Höhe von 70% des bewilligten Zuschusses. Den endgültigen Zuschuss berechnen wir, nachdem das Projekt durchgeführt wurde, Ihre Abrechnungsunterlagen vorliegen und geprüft wurden. Sollte eine Zentralstelle Ihren Antrag bearbeiten, wenden Sie sich bitte bei Fragen zur Auszahlung von Vorschüssen an einen Mitarbeiter der Zentralstelle.

  17. Was ist eine Bildungsstätte?

    Bildungsstätten sind nur solche Einrichtungen, die folgende Kriterien erfüllen:

    - Unterkunfts- und Verpflegungsmöglichkeiten im eigenen Haus des Trägers

    - Raumangebot für die pädagogische Arbeit

    - hauptamtliches pädagogisches Personal mit Vollzeitarbeitsverträgen, das an der Durchführung des Projekts pädagogisch mitwirkt (zeitweise Verpflichtung von Honorarkräften nicht ausreichend)

    - eigenes Jahresprogramm der Bildungsstätte mit eigenen Veranstaltungen

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PROJEKT-KALENDER